Отдельно от трекера задач
В проектной работе есть несколько разных вопросов.
Первый — что именно нужно сделать и в каком состоянии находится задача.
На него отвечает таск-трекер.
Второй — у кого есть время на эту работу и когда.
Это задача планирования ресурсов.
Но для компании, которая работает длительными проектами, есть ещё один вопрос:
что будет с загрузкой команды после того, как текущие проекты закончатся?
Если нужные специалисты полностью заняты следующие два месяца, новый проект невозможно начать завтра, даже если он уже продан.
Обратная ситуация тоже создаёт проблему: несколько больших проектов могут закончиться примерно одновременно, после чего значительная часть команды останется без следующей работы.
В первом случае компания рискует перегрузить людей и сорвать сроки. Во втором — получить недозагрузку и снижение проектной выручки.
Для работы с этой частью планирования мы сделали P03 Planner.
Планировать не задачи, а ресурс
P03 Planner не хранит задачи, документы, переписку и фактически отработанное время.
Его модель значительно проще:
сотрудник → проект → дата → плановые часы.
Мы хотели получить единый план, из которого понятно, кто над чем работает сейчас, сколько ресурса остаётся и когда этот ресурс освободится для следующей работы.
Поэтому Planner находится рядом с таск-трекером, но решает другую задачу.
Трекер показывает исполнение проекта.
Planner — возможность команды этот и следующие проекты выполнить.
Почему загрузка считается по дням
Загрузка в процентах удобна для общей оценки, но может скрывать реальное распределение работы.
Допустим, специалист занят на 80% рабочей недели.
Это может означать четыре полностью занятых дня и один свободный.
А может — по несколько часов работы каждый день.
Средняя загрузка одинаковая. Возможность поставить новую работу — разная.
Поэтому в P03 Planner ресурс планируется по конкретным дням.
Для каждого сотрудника задаётся обычная доступность по дням недели. Рабочие часы распределяются между проектами, а Planner рассчитывает оставшийся ресурс и показывает полную загрузку или перегруз.
Выезд также можно отметить отдельно: он занимает рабочее время, но визуально отличается от обычной проектной работы.
Когда можно начинать следующий проект
Этот вопрос стал одной из основных причин появления Planner.
При продаже длительного проекта мало понимать его приблизительную трудоёмкость. Нужно сопоставить её с уже существующим планом команды.
Например, новый проект требует разработчика, инженера и руководителя проекта.
У разработчика может быть свободно 16 часов в неделю уже сейчас. Инженер полностью занят ещё три недели. А руководитель проекта может подключаться только два дня в неделю.
Именно это определяет реальную дату старта, а не средний процент загрузки компании.
Ресурсный план позволяет ещё до согласования сроков посмотреть, когда появляются необходимые специалисты и сколько рабочего времени можно выделить на новую работу.
Иногда оказывается, что небольшой проект можно встроить между существующими уже сейчас. Иногда разумнее перенести старт. А иногда новый заказ нужен как раз к моменту окончания текущей работы.
Свободный ресурс тоже нужно планировать
Обычно при планировании загрузки внимание направлено на перегруз.
Но для проектного бизнеса не менее важна противоположная ситуация.
Представим, что в течение ближайших двух месяцев команда выполняет несколько больших проектов. Все заняты, работа идёт, загрузка высокая.
Затем два проекта заканчиваются с разницей в неделю.
Если следующей работы к этому моменту нет, большая часть команды освобождается практически одновременно.
На графике это выглядит как свободный ресурс.
Для бизнеса это будущая недозагрузка.
Если увидеть её за полтора-два месяца, остаётся время продать следующий проект, изменить его предполагаемую дату старта или перераспределить текущую работу.
Если увидеть её только после завершения проектов — реагировать уже поздно.
Поэтому граница проекта в ресурсном плане важна почти так же, как его начало.
План загрузки как часть работы с продажами
Для компании с длинным проектным циклом производственный план и продажи нельзя полностью рассматривать отдельно.
Продажам важно понимать не только что компания умеет сделать, но и когда у неё появляется ресурс это сделать.
Ресурсный план даёт для этого несколько ориентиров:
- когда заканчиваются текущие проекты;
- какие специалисты освобождаются;
- сколько часов появляется в конкретные дни и недели;
- где новый проект можно поставить параллельно существующим;
- где команде грозит перегруз;
- где, наоборот, появляется период без следующей работы.
Это не прогноз выручки и не CRM.
Но это слой между продажей проекта и его исполнением, который позволяет соотнести будущие заказы с реальной производственной мощностью команды.
Два способа читать один план
Одни и те же данные в P03 Planner можно посмотреть с двух сторон.
Команда
Представление отвечает на вопросы:
- чем занят каждый человек;
- сколько времени у него осталось;
- когда он освобождается.
Проекты
Здесь основной единицей становится работа:
- кто участвует в проекте;
- сколько часов сотрудников он занимает;
- как ресурс распределён по конкретным дням.
Это не две отдельные таблицы. Представления строятся из одного набора дневных назначений.
Поэтому руководитель команды может смотреть на людей, а руководитель проекта — на обеспеченность работ ресурсами.
Календарь для общей картины
Лента удобна для сравнения сотрудников и проектов, а календарь позволяет посмотреть на загрузку в масштабе месяца.
В нём видны суммарные плановые часы команды по дням, свободные даты и локальные пики.
Из общего календаря можно перейти к отдельному сотруднику.
Вместе эти представления позволяют проверить несколько решений до того, как они попадут в обещанные клиенту сроки:
- можем ли мы начать новый проект в заданную дату;
- кто ограничивает возможность его запуска;
- где можно разместить дополнительную работу;
- что произойдёт при переносе существующего проекта;
- когда заканчивается текущая загрузка;
- в какой момент команде понадобится следующий проект.
Команды, роли и Excel
В P03 Planner один пользователь может вести несколько независимых команд.
Участники приглашаются по email. Владелец управляет командой и обменом данных, редактор может изменять план, наблюдатель — только просматривать.
При одновременной работе нескольких участников Planner контролирует актуальность состояния плана, чтобы новое изменение не было незаметно перезаписано более старой версией.
Для массовой работы данные можно экспортировать в Excel и импортировать обратно. Перед импортом Planner проверяет файл, показывает изменения и отдельно требует подтверждения удалений.
Где такой подход работает
Planner рассчитан прежде всего на небольшие и средние инженерные, проектные, IT и продуктовые команды, где специалисты распределяются между несколькими длительными работами.
Границу продукта мы намеренно оставили узкой.
Задачи остаются в таск-трекере.
Документы — в системе хранения.
Фактические часы — в системе учёта.
Продажи — в CRM.
P03 Planner отвечает на другой вопрос:
как распределена будущая мощность команды между проектами и когда она станет доступна для следующей работы.
Попробовать P03 Planner
P03 Planner доступен бесплатно и работает в браузере.
Если для вашей работы нужна похожая система с другой моделью ресурсов, производственным календарём, собственными ролями или интеграциями с существующим ПО, такую задачу можно обсудить с P03.