P03 Planner показывает, чем команда занята сейчас, когда заканчиваются текущие проекты и какой ресурс будет доступен дальше.
Мы разработали Planner для внутренней работы P03: нам нужен был простой способ планировать людей между длительными параллельными проектами и понимать, когда бюро сможет взять следующую работу.
В ежедневной работе инструмент оказался полезнее обычной таблицы, поэтому мы решили открыть его для других команд.
Не только кто занят, но и когда команда освободится
Для компании, работающей проектами по несколько недель или месяцев, важно видеть загрузку не только на сегодня.
Когда появляется новый заказ, нужно понимать: когда его действительно можно начать, какие специалисты к этому моменту освободятся и сколько времени можно выделить на новую работу, не нарушая текущий план.
P03 Planner показывает загрузку сотрудников по конкретным дням. Для каждого человека задаётся обычная доступность, а рабочие часы распределяются между проектами.
В результате видно:
- чем занят каждый сотрудник;
- сколько часов уже распределено;
- где остаётся свободный ресурс;
- где возникает перегруз;
- когда заканчивается текущая работа;
- когда команда или отдельный специалист сможет подключиться к следующему проекту.
Так новый проект можно оценивать не только по стоимости и срокам выполнения, но и по реальной возможности команды его выполнить.
Планировать следующие проекты ещё до старта
Свободный ресурс не обязательно появляется только после полного завершения проекта.
У специалиста могут оставаться отдельные дни или несколько часов в неделю, которые можно использовать для другой работы. И наоборот: формально свободный сотрудник может оказаться недоступен именно в те дни, когда он нужен новому проекту.
Поэтому Planner использует дневную модель загрузки, а не только общий процент занятости за неделю или месяц.
Она позволяет ещё во время обсуждения следующего заказа проверить:
- можем ли мы начать его в нужную дату;
- кто сможет в нём участвовать;
- сколько часов реально доступно;
- как новый проект пересечётся с текущими.
Это помогает принимать решение о следующей работе до того, как сроки согласованы с клиентом.
Заранее видеть будущую недозагрузку
Перегруз — не единственный риск проектной команды.
Если несколько текущих проектов заканчиваются, а следующих ещё нет, через несколько недель у компании может освободиться значительная часть рабочего ресурса.
Для бизнеса это уже не просто пустое место в календаре. Недозагрузка команды со временем превращается в снижение проектной выручки.
P03 Planner позволяет увидеть такой период заранее: когда заканчиваются текущие работы, какие специалисты освобождаются и сколько часов после этого остаётся незапланированными.
Руководитель может заранее понимать, к какому моменту нужен следующий проект, а не обнаруживать отсутствие загрузки после завершения предыдущего.
Один план с двух сторон
Одни и те же данные в Planner можно смотреть с двух сторон.
Команда
Показывает, чем занят каждый сотрудник по дням, в каких проектах он участвует, сколько часов уже распределено и какой ресурс остаётся свободным.
Полностью занятые и перегруженные дни выделяются отдельно, поэтому конфликт между несколькими проектами становится заметен заранее.
Проекты
Показывает каждую работу со стороны её ресурсов: кто участвует в проекте и сколько часов сотрудников запланировано на конкретные даты.
Оба представления используют один ресурсный план. Не нужно отдельно вести загрузку сотрудников и отдельно сверять её с графиками проектов.
Календарь загрузки
Для более общей оценки есть календарь команды на месяц.
Он показывает суммарную загрузку по дням и помогает быстро увидеть свободные периоды, пики занятости и изменение ресурса по мере завершения проектов.
Из общего календаря можно перейти к конкретному сотруднику и посмотреть только его план.
Таким образом можно одновременно видеть текущую загрузку и будущую доступность команды.
Совместная работа
В P03 Planner можно создавать несколько независимых команд и приглашать коллег.
Для каждого сотрудника задаются роль и обычная доступность по дням недели. Для проектов — статус, цвет и при необходимости период выполнения.
Участники работают с единым планом. Права доступа разделены между владельцем, редакторами и наблюдателями.
Для входа и приглашений используется Яндекс ID.
Импорт и экспорт Excel
План команды можно экспортировать в Excel и импортировать обратно.
Перед импортом Planner проверяет данные, показывает предполагаемые изменения и отдельно запрашивает подтверждение операций, которые приведут к удалению информации.
Excel остаётся удобным инструментом для массовой работы и обмена данными, а актуальная версия ресурсного плана хранится в Planner.
Для каких команд
P03 Planner рассчитан прежде всего на инженерные бюро, IT-команды, студии, интеграторов, разработчиков и другие проектные компании, где одни и те же специалисты участвуют в нескольких длительных работах.
Planner не заменяет таск-трекер и не учитывает фактически отработанное время.
Его задача другая:
показать будущую загрузку команды и помочь распределить её между текущими и следующими проектами.
P03 Planner доступен бесплатно
Planner работает в браузере.
Создайте команду, добавьте сотрудников и проекты и соберите первый план загрузки.
